Welke stappen horen bij een retrospectieve?

Als je meer actiepunten uit retrospectieven wilt halen, moet je vooral twee dingen goed doen: ten eerste voldoende relevante problemen zichtbaar maken en ten tweede de oplossingsruimte in het team bewust openen.

Eerst problemen verzamelen die het waard zijn om op te lossen

Als je team moeite heeft om problemen openlijk aan te kaarten, dan is dat vaak de eerste bottleneck op weg naar zinvolle maatregelen uit de retrospectieve.

De volgende benaderingen helpen je om in de stap ‘Gegevens verzamelen’ meer inzichten te krijgen:

• Voer vóór de retrospectieve een enquête uit: zo krijgen individuele teamleden meer tijd om over hun werk na te denken.
• Sta anonieme feedback toe: dat kan de drempel verlagen om openlijk te spreken. Tegelijkertijd vermindert het de druk om elke feedback perfect te formuleren.
• Gebruik diverse en creatieve retrospectieve formats. Als je altijd maar vraagt: “Wat ging er goed?” en “Wat ging er slecht?”, is dat vaak niet erg stimulerend. Afwisselende formats helpen om retro-moeheid te voorkomen en de participatie te verhogen (zie ook Retro-moeheid). Om deze retro-moeheid te vermijden en de betrokkenheid van het team bij de retro hoog te houden, is ook onze lijst met retro-formats nuttig: Overzicht van creatieve retrospectieve-methoden

Als je de moderatie van je retro bovendien wilt verbeteren, bekijk dan ook ons eBook (natuurlijk gratis): eBook over retro-moderatie

In het eBook vind je meer tips over hoe je betere gesprekken kunt voeren en daardoor meer goede actiepunten uit retrospectieven kunt halen.

Dan de oplossingsruimte van mogelijke maatregelen wijd openen

Zodra de retrospectieve een goede selectie van geprioriteerde problemen zichtbaar heeft gemaakt, is de volgende stap: zo veel mogelijk ideeën voor mogelijke maatregelen verzamelen.

Net zoals je feedback in de retro niet overhaast moet beoordelen, moet je ook actiepunt-ideeën niet meteen beoordelen. Als moderator is het zinvol om de oplossingsruimte voor elk geprioriteerd probleem open te exploreren.

• Stel hypothetische ‘Wat als…’-vragen om creatieve ideeën aan te moedigen.
• Schrijf mogelijke actiepunten zichtbaar op, zodat het team erop kan voortbouwen en ze kan combineren.
• Hoe meer ideeën jullie voor een probleem verzamelen, hoe groter de kans dat er uiteindelijk een echt goede volgende stap uit ontstaat.
• Vraag bij elk idee voor een maatregel wat de achterliggende aanname is voor de kernoorzaak van het probleem. Vaak kun je de ideeën voor maatregelen visueel groeperen op basis van de vermoedelijke kernoorzaken.

Als je daarvoor nog concrete praktijkvoorbeelden zoekt, vind je hier meer lectuur: Tips en voorbeelden voor goede maatregelen uit retrospectieven

De drempel voor een actiepunt bewust verlagen

Als je team het niet eens kan worden over de oorzaak of de beste oplossing voor een probleem, is het vaak beter om de retro niet te verlaten met een halfbakken definitie voor een actiepunt. Dan moet van het onderwerp liever een duidelijke vervolgstap worden gemaakt, bijvoorbeeld: “Breakout Session over [Onderwerp]”.

De Breakout Session is een goede volgende stap om een belangrijk probleem verder uit te werken, zonder zich in de retrospectieve overhaast vast te leggen op een concrete oplossing. De discussie in de retro creëert daarvoor al een goede basis.

• De breakout-sessie geeft de direct betrokkenen meer tijd om hun perspectieven voor te bereiden.
• Het team hoeft niet de hele retro-tijd te besteden aan een onproductieve principiële discussie, waar slechts enkelen iets aan kunnen bijdragen.
• Het resultaat kan later in het team worden teruggespeeld, bijvoorbeeld in de volgende retro of op een afgesproken tijdstip.

Belangrijk is aan het einde niet de perfecte oplossing in de retro zelf, maar dat jullie een duidelijke volgende stap hebben die jullie echt verder brengt.

Als je je bovendien wilt focussen op de kwaliteit van de afzonderlijke maatregelen, lees dan ook dit FAQ-item: Hoe krijg ik betere actiepunten in retrospectieven?

Retrospectieven zijn geschikt voor elk team dat zijn samenwerking wil verbeteren - ongeacht of het agile werkt of niet.

Retros zijn vooral nuttig als:

• er regelmatige samenwerking en gemeenschappelijke doelen zijn
• teams openlijk over problemen kunnen praten of eraan willen werken
• de wens bestaat om processen zichtbaar te maken en te verbeteren

Ook nieuwe teams kunnen retro’s uitvoeren. Cruciaal zijn een veilige omgeving en een duidelijke moderatie.

Als je betere acties in de retrospectief wilt hebben, helpen vooral drie dingen:

Zorg ervoor dat de acties relevant zijn voor het team

• Voer na de stap “Gegevens verzamelen” van de retro de dot-voting uit over alle retro-onderwerpen en focus de discussie over maatregelen op de meest gekozen onderwerpen. Onderwerpen zonder stemmen moet je bij de discussie over mogelijke maatregelen in de regel buiten beschouwing laten.
• Praat vóór de prioritering zo min mogelijk over mogelijke maatregelen. Als er vóór de dot-voting al ideeën zijn, noteer ze dan, maar wacht met de eigenlijke discussie tot er geprioriteerd is.

Zie ook: Fasen van een retrospectief

Concentreer je bij het definiëren van maatregelen op een concrete volgende stap

• De maatregel van een retrospectieve kan ook een kleine volgende stap zijn – zelfs als deze het probleem nog niet definitief kan oplossen.
• Als er verschillende meningen zijn over de oorzaken van een probleem of de beste oplossing, is het vaak beter om niet overhaast een concrete maatregel te nemen. In plaats daarvan kan een aparte breakout-meeting met de direct betrokken personen zinvol zijn.
• Dat geeft de betrokkenen meer tijd om hun argumenten voor te bereiden en samen een oplossing te ontwikkelen, zonder de tijd van het hele team in de retrospectieve te gebruiken.
• Let er bovendien op dat elke maatregel een duidelijk herkenbaar resultaat heeft dat tot de volgende retro kan worden bereikt.

Als je je moderatie van retrospectieven verder wilt verbeteren, is ons e-book (uiteraard gratis) ook de moeite waard. Hierin vind je meer tips over hoe je retrospectieven zo structureert dat discussies echt tot concrete maatregelen leiden: eBook over Retro-moderatie

Bij acties in retro’s: minder is meer

• Eén tot maximaal drie acties per retro wordt aanbevolen. En zelfs als er regelmatig maar één actie is, is dat volkomen voldoende. Bij veel problemen ligt de meerwaarde van de retrospectieve namelijk gewoon in het feit dat je er samen in het team over een probleem hebt gesproken en er is bovendien niet per se een actie nodig.
• Als je daarentegen meer dan drie acties verzamelt, is het waarschijnlijker dat elke actie minder relevant is voor het team en uiteindelijk niet consequent wordt opgevolgd.
• Bovendien geldt: één zeer goede actie is beter dan drie middelmatige acties. Neem dus voldoende tijd voor elke actie.

Deze 3 tips zijn een zeer goed begin. Voor gevorderden en geïnteresseerden is hier aanbevolen verdere lectuur: Goede maatregelen uit retrospectieven.

Voor meer afwisseling in de samenwerking en meer team betrokkenheid is het ook de moeite waard om naar onze lijst met retrospectieve methoden te kijken: Creatieve retrospectieve methoden

Als je vooral wilt weten hoe je meer concrete actiepunten uit retro’s haalt, lees dan ook dit artikel: Hoe haal ik meer acties uit retrospectieven?

Het succes van retrospectieven blijkt uit het feit dat overeengekomen maatregelen worden uitgevoerd en meetbare verbeteringen ontstaan. Teams gebruiken hiervoor, naast productiviteitskengetallen (waar men voorzichtig mee moet zijn), bijvoorbeeld de opvolging van actiepunten, trends op feedbackschalen in team health-check- / pulse-check-enquêtes.

Retrospectieven helpen teams om problemen vroegtijdig te herkennen, oorzaken te begrijpen en gezamenlijk verbeteringen te besluiten. Daardoor nemen transparantie, teamtevredenheid en de kwaliteit van de resultaten toe.

Een retrospectief is een gestructureerde teambijeenkomst waarin een team de samenwerking van een afgelopen periode evalueert en concrete verbeteringen overeenkomt. Het vindt regelmatig plaats (bijv. na een sprint of projectonderdeel) en dient de continue verbetering.

Een van de sterkste punten van de Echometer Retro Tool zijn de verschillende sjablonen voor retrospectieven, die kunnen worden gebruikt als patronen voor het creatieve ontwerp van je eigen retrospectieven.

Hier volgt een korte lijst met voorbeelden als inzicht in de retrospectieve sjablonen:

• Blij, verwonderd, verdrietig
• Drie biggetjes
• Teammoreel Health Check
• Sjablonen met terugblik op Pasen en Kerstmis
• DORA Terugblik
• 5 flexibele waarden Health Check
• Spotify Squad Health Check Radar
• Psychologische veiligheid Health Check
• DORA Terugblik
• Unieke retrospectieve sjablonen zoals het “7 Dwergen Retrospectief” of het “Voetbal Retrospectief”.

Als je geïnteresseerd bent in de sjablonen van Retrospective Tools, bekijk dan snel de tool: Echometer Retro Sjablonen & Sjablonen

Een retrospectief verloopt meestal in de volgende fasen:

1. IJsbreker: korte vraag- en antwoordsessie of activiteit om op gang te komen
2. Feedback verzamelen (heimelijk brainstormen)
3. Bevindingen verzamelen: Dus presenteer, groepeer en prioriteer de feedback
4. Beslis over maatregelen: Zo concreet mogelijke verbeteringen die in de komende weken kunnen worden doorgevoerd
5. Conclusie: Samenvatting en korte check-out van de deelnemers

Een goed mentaal model voor de fasen van de retrospectieve is het “Double Diamond”-model uit het Design Thinking: Retrospectieve fasen volgens Double Diamond

Speciale kenmerken van het retrospectieve proces in Echometer:

• Feedback kan ook voorafgaand aan de terugblik worden verkregen via een enquête. Enerzijds bespaart dit tijd tijdens de terugblik en anderzijds kunnen alle deelnemers er van tevoren over nadenken en in alle rust hun feedback formuleren, wat de kwaliteit van de terugblik kan verbeteren.
• In Echometer is er bovendien de stap “Maatregelen-Review”. Hier beoordeelt het team alle openstaande maatregelen uit eerdere retrospectieven, past de status van de maatregelen aan en geeft er commentaar op.
• Bij het afsluiten van de retrospectieve in Echometer verzamelt de tool automatisch de “ROTI” (Return On Time Invested) en geeft je daarmee een kwantitatieve basis om de effectiviteit van je retrospectieven in de loop van de tijd te analyseren.

Een retrospectief vindt doorgaans plaats op teamniveau. Dergelijke agile teams hebben doorgaans minstens 3 en maximaal 10 leden. Alle teamleden nemen dus deel aan het retrospectief - ongeacht de specifieke rol van de teamleden binnen het team.

Of de teamleider meetelt als teamlid hangt af van de context en moet uiteindelijk door het team zelf worden besloten. Hoe meer teamleiders betrokken zijn bij het dagelijkse werk van het team, hoe logischer het is dat ze ook deelnemen aan de retrospectives van het team.

Er moet een moderator worden aangesteld om ervoor te zorgen dat het proces zo georganiseerd en efficiënt mogelijk verloopt. Deze taak kan bijvoorbeeld worden uitgevoerd door de Scrum Master, maar ook door een ander teamlid. Je kunt de moderatorrol ook gewoon laten rouleren binnen het team – iedereen om de beurt in een bepaalde volgorde.

Vooral voor teams die weinig of geen ervaring hebben met retrospectives, moeten de volgende fouten worden vermeden:

• Fout nr. 1: retrospectief als chatgesprek. Niet elk stukje feedback in een retrospective hoeft besproken te worden. Alleen de onderwerpen die samen prioriteit hebben gekregen verdienen extra aandacht. Alle discussies over details voor de stemming moeten daarom worden geannuleerd en uitgesteld tot na de stemming.
• Fout nr. 2: Terugblik als schuldige. De retrospective is er niet om verantwoordelijkheid af te schuiven of anderen de schuld te geven van negatieve gebeurtenissen of ontwikkelingen. Het verbeteren van de status-quo is in handen van alle teamleden!
• Fout nr. 3: Retrospectief als klachtenbus. Retrospectives gaan niet alleen over noteren wat niet goed werkt. De meeste energie moet gaan naar vooruitdenken en het definiëren van bindende maatregelen.

Voor de eerste retrospectief is het raadzaam om een speciale retro-tool te gebruiken ter ondersteuning. Echometer is met zijn intuïtieve en begeleide modus zeer geschikt voor onervaren teams. Hier kun je een retrospectief in Echometer uitproberen: https://my.echometerapp.com/retro-setup

Agile (team-) retrospectieven (kortweg “retro’s”) zijn regelmatige teamworkshops waarin teams hun samenwerking evalueren en verbeteren.

Retros bieden teams de mogelijkheid om te reflecteren op de huidige werkresultaten en vooral op hun samenwerking, communicatie en werkmethoden in korte, iteratieve (sprint) cycli (bijv. elke 2 weken).

In essentie beantwoordt de retro de volgende 3 vragen:

• Wat heeft de afgelopen weken goed gewerkt? Deze dingen moeten worden voortgezet of uitgebreid als team.
• Wat werkte niet zo goed? Deze dingen moeten worden verbeterd of weggelaten.
• Wat gaan we vanaf nu anders doen? Met andere woorden, leg concrete maatregelen vast.

Tools voor retrospectives zoals Echometer vereenvoudigen en structureren dit proces van reflectie en verbetering.