Hvordan kan du forbedre kommunikasjonen i et eksternt programvareutviklingsteam?

Det finnes ulike tiltak og tilnærminger for å forbedre kommunikasjonen i virtuelle eller eksterne team av programvareutviklere og programvareingeniører. Det spiller ingen rolle om det dreier seg om frontend-, backend- eller andre mer spesialiserte programvareutviklere.

Her er en tabell med min personlige vurdering av hvor effektive tiltakene er i hvert enkelt tilfelle. Dette vil hjelpe deg til å velge de riktige tiltakene.

	Verdivurdering	Sammenheng
Styrke individuelle personlige relasjoner i 1-1-møter	3: Høy effekt	Den gode personlige relasjonen bidrar til å lære de ansatte kommunikasjonsferdigheter (kan støttes med verktøy som Echometer)
Styrke asynkron kommunikasjon	2: Middels effekt	Kan øke medarbeidernes arbeidsfokus, men krever gode relasjoner og etablerte regler
Innfør tydelige retningslinjer for kommunikasjon	2: Middels effekt	Det hjelper å bli bedre sammen på dette området, men det krever en viss motivasjon og modenhet i teamet
Bruk gode kommunikasjonsverktøy	2: Middels effekt	En forutsetning for god kommunikasjon, men ikke nok
Gjennomfør gode Agile-retrospektiver	3: Høy effekt	Kan være ekstremt effektive for kontinuerlig å forbedre kommunikasjonen – spesielt ved bruk av programvareverktøy som Echometer
Gå foran med et godt eksempel	3: Høy effekt	Enkelt å implementere og svært effektivt hvis du gjør forventningene transparente parallelt i teamet
Rotasjon i parprogrammering	3: Høy effekt	Peer-to-peer-kommunikasjon skaper gode relasjoner og større trygghet til å åpne seg i teamet
Retningslinjer for kodegjennomgang	1: Lav effekt	Erfaringsmessig sjelden sett på igjen etter opprettelsen – da er målrettede agile retrospektiver som en “vane” mer effektive
“Launch Fridays” – demo av det sist publiserte	2: Middels effekt	Bidrar spesifikt til å fremme kommunikasjon om oppgaver, men ikke til å fremme grunnleggende god kommunikasjon (f.eks. psykologisk trygghet)
Månedlig “Tech Show & Tell” – utviklere deler noe de har bygget/lært	2: Middels effekt	Avslappet atmosfære fører til relasjonsbygging, men fører ikke nødvendigvis til umiddelbare forbedringer i hverdagen
En #wins- eller #gratitude-kanal med “takk”, hjelp og veiledning	1: Lav effekt	I begynnelsen nyttig, men senere ofte ikke lenger aktivt brukt i teamet fordi det ikke er noen regelmessig utløsende faktor (som med retrospektiver)
“Remote Kaffee” – en bot parer teammedlemmer ukentlig for avslappede samtaler	3: Høy effekt	Peer-to-peer-kommunikasjon skaper gode relasjoner og større trygghet til å åpne seg i teamet

For å gi deg litt mer bakgrunn for min vurdering av tiltakene, her er hva jeg hadde i tankene:

• Hvor enkelt er tiltaket å gjennomføre?
• Hvor bærekraftig er tiltaket?
• Hva er den potensielle effekten av dette tiltaket?
• I hvor stor grad bidrar tiltaket til grunnlaget for god kommunikasjon: et motivert team med tillitsfulle, positive relasjoner til hverandre?

Deretter har jeg en kort trinn-for-trinn-guide som kategoriserer tiltakene kronologisk.

Steg-for-steg-veiledning: Forbedre kommunikasjonen i IT-team

Her er en kort trinnvis veiledning hvis du ønsker å forbedre kommunikasjonen i teamet ditt med utgangspunkt i tiltakene som er nevnt ovenfor.

1. ForholdetSom leder bør du bygge et positivt forhold til dine medarbeidere eller direkte underordnede. Programvareverktøy som Echometer kan hjelpe deg med én-til-én-møter hver fjortende dag
2. Uformelle avtalerUformelle avtaler som felles lunsjer (på avstand eller virtuelt) og spaserturer er også svært nyttige for å forbedre forholdet innad i teamet
3. Sett forventningerSå snart relasjonene i teamet er etablert, kan dere sammen definere retningslinjer for kommunikasjon, kodegjennomgang osv. for å reflektere over dem regelmessig i retrospektivene senere.
4. Gå foran med et godt eksempelNår du har etablert tydeligere arbeidsregler, er det din jobb som leder å demonstrere disse på en eksemplarisk og åpen måte og å kreve dem av teamet.
5. Rotasjon i parprogrammeringParprogrammering bidrar til både faglig og personlig utvikling av de ansatte og styrker relasjonsnettverket ytterligere
6. Agile Retrospektiv med Echometer: Sprintretrospektiver er garantien for at dere regelmessig reflekterer over kommunikasjonsmålene deres og dermed forbedrer dem bærekraftig – spesielt Echometer-programvareverktøyet har gode maler for å forbedre kommunikasjonen

Med denne prosessen bør du som IT-leder ha en klarere oppfatning av hvordan du kan gå frem for å forbedre kommunikasjonen i programvareteamet eller utviklingsteamet ditt.

Vanlige spørsmål: Ofte stilte spørsmål

Her er noen ofte stilte spørsmål i denne sammenhengen.

Hva er den mest effektive måten å forbedre kommunikasjonen i eksterne ingeniørteam på?

Det avhenger i stor grad av teamet ditt og dets modenhetsnivå. I bunn og grunn er kombinasjonen av ulike ingredienser avgjørende:

1. Å skape psykologisk trygghet i teamet, kombinert med
2. Skape klare forventninger til kommunikasjonsprosessene, kombinert med
3. Regelmessig anledning til å reflektere over og forbedre kommunikasjonen, noe som agile retrospektiver er ideelt egnet til

Retrospektive-programvareverktøyet Echometer har til og med maler som hjelper deg med å reflektere over kommunikasjonen i teamet ditt – her kan du se deg rundt: https://my.echometerapp.com/retro-setup

Hva er de minst anbefalte tiltakene for å forbedre kommunikasjonen i virtuelle eller eksterne programvareutviklingsteam?

Min erfaring er at retningslinjer for kodegjennomgang eller #akknemlighetskanaler kan ha en kortsiktig effekt, men uten regelmessige refleksjoner fører de ikke til varige forbedringer. Det er bare i kombinasjon med regelmessige agile retrospektiver at de utvikler en viss kraft.

Hvilke triks eller verktøy finnes det for å forbedre kommunikasjonen i virtuelle, eksterne programvareteam?

Et “triks” er på en måte, spesielt for team som ikke kjenner hverandre godt, å legge stor vekt på å bygge psykologisk trygghet i teamet i utgangspunktet. Dette gjøres spesielt gjennom en god feilkultur hos lederen – vis deg sårbar og snakk om feilene dine!

Det retrospektive sprintverktøyet Echometer er et verktøy som bidrar til å forbedre kommunikasjonen i programvareutviklingsteam på en bærekraftig måte. Ved hjelp av ulike psykologisk baserte maler bidrar det til regelmessig refleksjon over og forbedring av de grunnleggende faktorene for god kommunikasjon, som psykologisk trygghet og tydelige prosesser.